Centro Socioeconômico

    Informamos que está disponível a seguir um manual para auxiliar os setores vinculados ao CSE a participar do processo de licitação de compra de matérias de consumo e de materiais permanentes, atentando para a exceção do pedido de computadores, conforme link, que apesar de ser um material permanente, possui forma específica de solicitação. 

    Lembramos que depois de implementado os procedimentos internos para a participação em licitações devemos considerar sempre um planejamento de longo prazo, assim deve-se dimensionar os itens a serem contratados com antecedência, com justificativa, localização do uso e equipe de apoio que auxiliará o pregoeiro na compra do item requerido. Todo o procedimento de compras poderá ser consultado no manual disponível no site DCOM.

Equipe de Apoio

    A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando a aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro.
    Conforme a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, art. 3, IV, a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui:

Atribuições da Equipe de Apoio:

• O recebimento das propostas e lances; • A análise de sua aceitabilidade e sua classificação; • A habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

    No Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, art. 12, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório”. São atribuições da equipe de apoio:

• Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;
• Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;
• Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;
• Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;
• Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);
• Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
• Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
• Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;
• Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;
• Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital.

    Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora.

    A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros.

Conforme Acórdão 4696/2018, membros de comissão de licitação não devem ser responsabilizados por sobrepreço ou superfaturamento decorrente de orçamento estimativo com preços acima de mercado, salvo se houver prova de que tenham participado da elaboração do orçamento

OBSERVAÇÕES:

• Conforme item 7 do OF C 11/DCOM/PROAD/2019, os únicos ajustes permitidos na fase de elaboração do Termo de Referência relacionam-se a documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada, devendo ser encaminhados dentro do prazo informado no e-mail.
• Ainda, cita-se o item 8 do OF C 11/DCOM/PROAD/2019, in verbis: “[…] caso seja necessário o ajuste fora destas regras, o item em questão será excluído do processo de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo e, por consequência, as necessidades de todas as Unidades Universitárias e Administrativas cujas demandas estiverem ali incluídas, além dos demais processos que teriam os seus fluxos prejudicados”.
• Cada membro, considerando o titular e o suplente deve responder com sua “ciência”, conforme modelo enviado por e-mail.

    Oportuno é a informação da forma correta para encaminhar a solicitação de materiais do almoxarifado:

1. Os setores deverão encaminhar e-mail para CSE( ) até o dia 10 de cada mês, uma planilha relacionando o material desejado e suas respectivas quantidades para o período de um mês.
2. Os materiais solicitados serão fornecidos de acordo com os disponíveis no Almoxarifado Central da UFSC e disponibilidades de cotas (recursos financeiros) do CSE.
3. Ao receber os materiais solicitados o setor de compras do CSE informará via resposta do e-mail a disponibilidade para a retirada na Direção do Centro.
4. Lembramos que os professores e os usuários dos setores requerentes deverão retirar os materiais nos respectivos setores a que pertencem.

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Anexo segue o manual:

Sugere-se sempre a leitura do Manual de Compras do site DCOM.

1 – Para pedir material de consumo – no catalogo são os que iniciam com 099.

    O setor deverá realizar planejamento anual das necessidades de materiais de consumo, envolvendo todos os integrantes do setor, visando antecipar problemas e necessidades para que não ocorram prejuízos das aulas e demais atividades. Cabe à chefia consolidar os pedidos para os devidos encaminhamentos. Todas as compras de materiais de consumo são feitas por licitação de acordo com o calendário divulgado anualmente pelo Departamento de Compras da UFSC (DCOM) para os pedidos de materiais de consumo e permanente. Consulte também o site do DCOM o manual de compras para melhor entendimento do processo.

    Sugerimos uma maior interação entre os departamentos, no sentido de verificação de itens comuns, que poderão ser solicitados por um só departamento para o setor de compras da direção do CSE.

Seguem os passos do processo de licitação que são de responsabilidade dos requerentes.

1º passo – Após realizar o levantamento dos itens a serem adquiridos e observar o calendário de compras do CSE o requerente deverá seguir os passos de acordo com o procedimento descrito abaixo:

• Cadastrar solicitação na planilha disponível – fazer uma cópia ou fazer um Download do arquivo, preencher e encaminhar para o e-mail

    Após o setor de compras aprovar pedido, o mesmo será informado por e-mail que a avaliação dos itens está disponível na planilha de Demandas do CSE na aba etapa em andamento do calendário de compara  (1ª; 2ª; 3ª; 4ª; 5ª).

    O requerente, ou seu responsável acessará a planilha e incluirá, se necessário a justificativa, local de utilização, quantidade e, também, deverá encaminhar uma Pesquisa de Preços conforme orientação manual de compras, Indicação Equipe de Apoio (2 nomes). 

• a) Justificativa contendo: motivo e finalidade da utilização do material, para quê, quando, onde, por quanto tempo os materiais serão utilizados e beneficiários diretos da aquisição dos materiais;
• b) Nome do material com o respectivo código, este deverá ser retirado do Catálogo da UFSC de Material de Consumo. Para consultar de forma mais rápida o catálogo de materiais, poderá ser solicitado à SETIC acesso ao módulo sistema: pedidos, compra contratação, catálogo de materiais. Observação: caso o material desejado não esteja catalogado, solicitar ao setor de compras via e-mail seu cadastramento;
• c) Quantidade solicitada para o período de no mínimo um ano;

2º passo – Formulário de indicação de equipe de apoio devidamente preenchido, exceto número do processo (que será gerado após envio do pedido pela Direção);

3º passo – Relatório de pesquisa de preços:

• Deverá ser confeccionado um relatório sobre a Pesquisa de Preços, em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços;
• Sem endereçamento;
• Identificando os servidores responsáveis pela pesquisa;
• Informando o período de realização;
• Narrando o passo-a-passo executado;
• Descrevendo a metodologia utilizada e a análise dos resultados alcançados;
• Informar a escolha da média ou mediana obtida no Painel de Preços;
• Indicando as conclusões obtidas a partir da análise e descrição dos eventuais medidas adotadas;
• Rol de todos os documentos pertinentes, com indicação das respectivas folhas em que se encontram no processo;
• Assinado pelo relator e/ou servidores responsáveis pela pesquisa.

Observações:

• Todos os pedidos deverão ser encaminhados e-mail pela planilha.
• Responsáveis: Regina Célia Alves Franco de Lima; Luísa Karam de Mattos Flach; André Tiago Dias da Silva; Roberto Carlos Alves e Luiz Eduardo Pizzinatto.
• Ramais: 6507; 9560 e 9755
• E-mail:

 

2 – Para Pedir material permanente – no catalogo de materiais são os que começam com 077.

    O processo de solicitação de material permanente é o mesmo procedimento que o pedido de material de consumo descrito no item 1, devendo ser observado, no entanto, o período do calendário a que se refere.

    Os pedidos para aquisição de computadores (material permanente) devem seguir um tramite diferente e por isso é centralizado pela direção do CSE e deverá ser requisitado, independente do calendário do DCOM e do CSE, através do sistema de chamados HTTP://chamados.setic.ufsc.br, selecionando a unidade CSE e o serviço computadores;

Observações:

• Responsáveis pelo setor de compras: Regina Célia Alves Franco de Lima; Luísa Karam de Mattos Flach; André Tiago Dias da Silva; Filipe José Dias e Luiz Eduardo Pizzinatto.
• Ramais: 6507; 9560 e 9755
• E-mail:

Referência:

• Este procedimento foi construído com base nas orientações aplicadas pelo CED – Centro de Ciências da Educação e pelo CCS – Centro de Ciências da Saúde.

Manual de compras do DCOM