MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

COORDENADORIA DE APOIO ADMINISTRATIVO DO CSE

1- SERVIÇOS DE CHAVEIRO, MANUTENÇÃO PREDIAL, LIMPEZA E MUDANÇA

2- SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

3- SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

4- SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

5- SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

6- SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

7- SERVIÇOS GERAIS

 

1. SERVIÇOS DE CHAVEIRO, MANUTENÇÃO, LIMPEZA E MUDANÇA

Serviços de Chaveiro – compreende todo tipo de serviço relacionado a chaveiro (ex: confecção de chaves, troca de segredos, conserto de fechaduras, abertura de portas, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela Prefeitura Universitária (PU) / Secretaria de Obras, Manutenção e Ambiente (SEOMA).

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção Predial no menu “Serviços > Manutenção Predial” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço desejado.
  2. A administração de edifícios irá receber a solicitação, verificar as necessidades, e encaminhará solicitação digital (SPA) de manutenção à PU/SEOMA para que as devidas providências sejam tomadas. .

Observações:

  • Contatos úteis: Administração de Edifícios – ramal 4568, e-mail

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Serviços de Manutenção predial – compreende todo tipo de serviço relacionado à manutenção predial, elétrica, hidráulica, dentre outros (ex: conserto e instalação de tomadas, desentupimento de vasos sanitários e lavatórios, pinturas, dedetização, etc). São serviços, em geral, terceirizados coordenados pelo Departamento de Manutenção Predial e de Infraestrutura (DMPI/SEOMA) e/ou pela PU/SEOMA.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção Predial no menu “Serviços > Manutenção Predial” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço de manutenção desejado. Caso possível, o envio de registro fotográfico auxilia na identificação do problema.
  2. A administração de edifícios irá receber a solicitação, verificar as necessidades, e encaminhará solicitação digital (SPA) de manutenção à Secretaria de Obras, Manutenção e Ambiente (SEOMA) para que as devidas providências sejam tomadas.

Observações:

  • Contatos úteis: Administração de Edifícios – ramal 4568, e-mail

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Serviços de Limpeza – compreende os serviços relacionados à limpeza predial (ex: limpeza de sanitários, coleta de lixo, varrição dos ambientes, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela PROVAC em conjunto com a CAA/CSE.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Limpeza no menu “Formulários > Manutenção” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características da necessidade e/ou problema de limpeza.
  2. A administração de edifícios do CSE receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao responsável pela limpeza (PROVAC).

Observações:

  • Contatos úteis: Administração de Edifícios – ramal 4568, e-mail

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Serviços de Mudança e Carregadores.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Mudança de Móveis no menu “Formulários > Manutenção” à esquerda, adicionando identificação do solicitante e informando o local de origem e de destino dos equipamentos ou bens que serão movidos. É necessário informar a quantidade de cada item que será movido, bem como seu respectivo patrimônio e/ou suas características.
  2. A administração de edifícios do CSE receberá a solicitação, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (PU/SEOMA).

Observações:

  • No caso da mudança de bens patrimoniais permanentes (ex: mobiliário, computadores, etc) com transferência da carga patrimonial para novo responsável, deve ser observado o procedimento de Solicitação de Transferência Patrimonial.
  • Contatos úteis: Administração de Edifícios – ramal 4568, e-mail

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2. SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

Solicitação de Reserva de Espaço Físico – compreende a reserva para utilização dos espaços físicos do CSE.

  1. Acesse o site https://cse.ufsc.br/reservas, em que está disponível as informações sobre o procedimento e endereço para o preenchimento do formulário de solicitação de reserva, no Sistema Integrado de Espaço Físico.
  2. Nessa mesma página, é possível encontrar uma lista dos espaços disponibilizados para reservas.

Utilização das salas de aula do Bloco B

  1. Encaminhar para o e-mail:  uma solicitação de utilização de uma ou mais salas de aula do bloco.

Observações:

  • Os termos deverão ser entregues junto à Coordenadoria Administrativa do CSE com no mínimo 48 horas de antecedência ao evento.

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3. SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Serviços de Telefonia com privilégio – compreende a inclusão de privilégios nos ramais VOIP e convencionais existentes.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1006 (serviço-solicitação). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, ramal do privilégio, especificação do privilégio (fixo local, celular local, fixo DDD, celular DDD, DDI), especificação do local (Centro, Departamento, bloco, andar e sala) e nome do responsável (com ramal para contatos e datas e horários para visita técnica).
  2. Encaminhar para o contato do CSE.
  3. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.
  4. A Direção do CSE avaliará a solicitação e, sendo o caso, encaminhará o pedido para CAA/PROPLAN para atendimento.

Observações:

  • Chamadas Voip para ramais e Instituições conectadas são gratuitas.
  • Chamadas Voip para fixo, celular e DDI tem o mesmo custo dos ramais convencionais.
  • Chamadas interurbanas para celulares deverão ser de caráter oficial.
  • Ligações particulares deverão ser pagas por meio da GRU (www.dmsg.ufsc.br).
  • Telefones úteis: VOIP – ramal 6343, Convencional – ramal 7981.

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Oficialização de demandas de computadores – compreende o registro de demandas de computadores do CSE.

  1. Considerando o OFÍCIO Nº 87/2020/SETIC/SEPLAN, que trata do novo procedimento para documentos de oficialização de demandas de computadores e monitores e define que as Unidades devem gerenciar as demandas de seus setores e encaminhá-las de forma agrupada à SeTIC, o CSE orienta:
  2. Para registro de novas demandas de computadores e monitores (novos servidores/ substituição de equipamentos), cada setor do CSE organizará o levantamento das suas necessidades internas.
  3. Recomenda-se que os requerentes realizem o preenchimento do formulário/SETIC e assinem digitalmente; encaminhem à chefia imediata para análise e manifestação por meio da assinatura digital; formalizem a demanda via SPA (grupo de assunto: 395 – Demandas, Assunto: 1558 – Computadores e Monitores) e, por fim, tramitem ao responsável no seu setor pelos pedidos para agrupamento das demandas.
  4. Para orientações referentes ao hardware dos equipamentos, os requerentes poderão entrar em contato com o setor de TI do CSE.
  5. A partir do levantamento realizado previamente, os setores do CSE encaminharão à Direção via SPA (CSE) os formulários agrupados também por tipo de equipamento conforme os formulários disponibilizados pela SeTIC.
  6. O encaminhamento à Direção deverá ocorrer no período, conforme tabela abaixo:
Ano do calendário de compras (DCOM) no qual a demanda deve ser incluída Período de envio dos DODs ao CSE

SPA: CAA/CSE
2023 13/12/2021 a 31/01/2022
2024 13/12/2022 a 31/01/2023

 

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Solicitações de acesso – compreende os serviços permissões de acesso aos usuários nos sistemas da UFSC providos pela SeTIC.

Os serviços Pastas e E-mail permitem inclusão de novos usuários a partir de usuários que já possuem acesso ao serviço (no caso do Pastas é necessário que o usuário seja Administrador ou Dono).

Pastas

E-mail (@contato.ufsc.br)

Em outros casos, as solicitações de acesso aos sistemas (permissão para usuários), são realizadas utilizando formulários para abertura de chamados:

  • Sistemas da Plataforma Solar (SPA, Pedidos, SCL, ALX e SIP)
  • Sistemas Acadêmicos (CAGR, CAPG, etc.)
  • Sistemas Administrativos (ADRH, MATL, SARF, etc.)
  • idUFSC para terceirizado

Podem ser encontradas em: https://setic.ufsc.br/permissoes/

Resolução de Dúvidas comuns podem ser encontradas no Catálogo de serviços https://servicosti.sistemas.ufsc.br/publico/catalogo.xhtml

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Serviços de Manutenção Hardware – compreende os serviços manutenção de equipamentos de informática (monitores, computadores).

  1. Consultar o status de garantia do equipamento conforme o procedimento presente em https://servicosti.sistemas.ufsc.br/publico/detalhes.xhtml?servico=117
    • Caso o equipamento possua o status de garantia ativo, abrir um chamado junto ao fornecedor do equipamento (há um contato no link do passo 1).
  2. Caso o equipamento não possua garantia ativa, verificar o procedimento de abertura de chamado no site do Núcleo de Manutenção – NUMA no link https://numa.paginas.ufsc.br/

Atenção: se não tiver certeza que se trata de um problema de hardware, abrir um chamado, conforme procedimento Outros Serviços de TI selecionando o serviço Computadores (Informática >> Infraestrutura >> Computadores).

Observações:

  • O NUMA realiza atendimento a equipamentos com patrimônio UFSC.
  • Os procedimentos para verificação de garantia cobrem apenas os equipamentos licitados pela universidade, caso tenha adquirido o equipamento de outras formas (projetos, etc…), consultar com o seu fornecedor.

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Outros Serviços de TI – compreende os serviços do Catálogo de Serviços do SeTIC (http://ti.ufsc.br), entre eles:

  • Acesso a redeUFSC (idUFSC, RedeUFSC Sem Fio, VPN para redeUFSC).
  • Aplicativos (Antivírus, Licenciamento de softwares, Terminal de softwares).
  • Centro de dados (Compartilhamento de arquivos, – Correio Eletrônico, Pá, , Repositório de arquivos).
  • Comunicação (Manutenção de Telefonia Corporativa VoIP e convencional).
  • Comunicação multimídia.
  • Gerência de computadores (Manutenção de computadores (software), implementação desktop gerenciado).
  • Impressão e digitalização.
  • Sistemas acadêmicos.
  • Sistemas administrativos (ADRH, Boletim Oficial da UFSC, SPA – Gestão de Processos Digitais).

Atenção: Resolução de Dúvidas comuns podem ser encontradas no Catálogo de serviços https://servicosti.sistemas.ufsc.br/publico/catalogo.xhtml

  1. Logar com o idUFSC no site SeTIC – Portal de Chamados, site http://chamados.setic.ufsc.br.
  2. Preencher o formulário conforme o Tutorial para Abertura e acompanhamento de chamados, lembrando que deve ser indicado, no campo unidade, CSE.
  3. Após a abertura do chamado, será enviado automaticamente o número do chamado para o e-mail do solicitante para acompanhamento do atendimento, que também pode ser realizado por meio do 4. Portal de Chamados ou através do e-mail.

Observações:

  • Antes de abrir um chamado verifique se não existe uma solução no FAQ. Respostas para perguntas mais frequentes podem ser encontradas nesse local.
  • Para utilizar o Portal de Chamados, assim como diversos serviços da SeTIC, é necessário possuir um idUFSC. Para informações sobre como criar ou trocar senha do idUFSC, acesse http://id.ufsc.br e clique em “Video de Cadastro no IdUFSC”.
  • Quem não possui idUFSC pode abrir o chamado através do Formulário de Atendimento da SeTIC.
  • Telefones úteis: Serviço de TI da CAA/CSE – ramal 4197.

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4. SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

Serviços de Concessão de Diárias e Passagens – compreende a concessão de diárias e passagens referente a deslocamento em serviço no território nacional e no exterior.

  • ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS DEVEM SER ENVIADOS EM FORMATO PDF E SEPARADOS POR TIPO.
  • Setor Financeiro informa que a UFSC não fornece mais passagens terrestres.
  • O Setor Financeiro do CE passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via o seguinte endereço: https://cse.ufsc.br/formularios/diarias-e-passagens/.
  • PRAZO PARA ENTREGA NO SETOR FINANCEIRO: 20 dias.

 

  1. Preencher e assinar devidamente o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens, anexando, obrigatoriamente, todos os documentos necessários à análise do deferimento da viagem, tais como folders do evento, programação, convocação, carta de aceitação, convite, etc. Demais formulários obrigatórios disponíveis em: https://cse.ufsc.br/formularios/diarias-e-passagens/. No caso de convidado, é necessário anexar cópia da identidade e do contra-cheque e/ou declaração da Empregadora referente ao valor recebido do ticket alimentação. No caso de diária internacional, é necessário anexar os bilhetes aéreos.
  2. No caso de concessão de passagens, tão logo a emissão das passagens seja finalizada, o solicitante receberá o bilhete eletrônico correspondente no e-mail informado no Formulário citado no passo 1.
    IMPORTANTE: CASO O PROPOSTO DESISTA DE UTILIZAR AS PASSAGENS/DIÁRIAS JÁ PAGAS PELA UFSC, SERÁ NECESSÁRIO O REEMBOLSO IMEDIATO DO VALOR.

Observações:

  • Somente serão analisadas – e eventualmente atendidas – as solicitações em que o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens esteja corretamente preenchido e com a documentação obrigatória anexada pelo requerente, inclusive a autorização de afastamento da chefia imediata e manifestação quanto ao pagamento pleiteado e dentro do prazo estabelecido para tal.
  • As diárias e passagens somente serão analisadas – e eventualmente autorizadas – pela Direção do CSE havendo disponibilidade de recursos para as respectivas rubricas.
  • Havendo impossibilidade ou indisponibilidade de recursos nas rubricas da Direção do CSE para atendimento de todas as solicitações, dentre os pedidos analisados, inclusive os prioritários, serão atendidos os pedidos na seguinte ordem de prioridade: I. Solicitações para representação do CSE mediante convocação de superior hierárquico; II. Solicitações para participação em bancas de concursos públicos do CSE, quando o Departamento realizador do concurso não tiver recursos disponíveis para custear essas despesas; III. Solicitações de pessoas não atendidas no ano corrente da solicitação; IV. Solicitações para organização de eventos acadêmicos; V. Solicitações para apresentação de eventos acadêmicos; VI. Solicitações para participação de treinamentos; VII. Solicitações para participação de eventos acadêmicos; VIII. Solicitações para participação de atividades políticas.
  • Persistindo conflitos na ordem de prioridade, os pedidos serão atendidos por ordem de recebimento.
  • Se o proposto não receber o valor integral de diárias e/ou passagens deverá preencher o Termo de Renúncia de Diárias ou Passagem.
  • Se o transporte for particular, anexar o Termo de Opção e Compromisso de Responsabilidade.
  • As diárias serão depositadas na conta corrente do proponente constante nos registros do SCDP.
  • Casos omissos ou extraordinários serão analisados pela Direção do CSE.
  • Telefone útil: CAA/CSE – ramal 6507.

Observações referentes aos pagamentos com rubricas dos Departamentos:

  • As solicitações de pagamento de diárias e passagens autorizadas pelos Departamentos de Ensino do CSE terão desconto das respectivas rubricas de cada Departamento.
  • Não havendo verbas suficientes, a concessão de diárias e passagens se dará com a transferência, em ato contínuo, de verbas departamentais da rubrica de extensão. Não havendo verbas na rubrica de extensão, é facultado à Direção do CSE subsidiar a concessão, cujos valores deverão ser restituídos em mês imediatamente posterior. Não havendo verbas de rubricas da Direção do CSE, a concessão fica impossibilitada de ser realizada.
  • É facultada aos Departamentos a transferência entre rubricas, desde que tal medida seja solicitada em tempo hábil e devidamente documentada junto à Coordenadoria de Apoio Administrativo para solicitação de análise do pedido junto ao DGO.

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Serviços de Prestação de Contas – compreende relatar e comprovar a realização de uma viagem ou justificar uma viagem não realizada.

  • ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS DEVEM SER ENVIADOS EM FORMATO PDF E SEPARADOS POR TIPO.
  • O Setor Financeiro do CSE passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via e-mail ().
  • Prezado proposto: A sua prestação de contas é cadastrada no sistema SCDP após o prazo mínimo de 10 dias úteis do recebimento da documentação pelo Setor Financeiro do CSE. Guarde o seu protocolo de entrega para um melhor controle.
  • Preencher o Formulário de Relatório de Viagem, anexando os bilhetes de passagem, canhotos de embarque aéreo e/ou rodoviário, cópias dos certificados ou declarações de participação no evento, documentos que justifiquem a desistência da viagem, quando for o caso, bem como outros documentos que julgar necessários.
  • Encaminhar à Coordenadoria Administrativa do CSE (VIA EMAIL para o endereço ), no prazo de três dias contados do retorno da viagem.
  • Recebida, a prestação de contas será analisada pelo Representante Administrativo e pela Direção do CSE e, sendo aprovada, será providenciada a regularização da viagem junto ao SCDP.

Observações:

  • Caso haja o pagamento de diárias e o servidor não realize a viagem por qualquer motivo ou retorne à sede em data anterior à prevista, deverá restituir a integralidade das diárias ou as excedentes, conforme o caso. Deverá apresentar este relatório devidamente preenchido, com os respectivos documentos obrigatórios anexados em até 05 (cinco) dias úteis a contar da data do retorno da viagem e aguardar o envio de GRU pela Coordenadoria de Apoio Administrativo do CSE com o valor que deverá ser devolvido. O Pagamento deverá ser realizado de imediato e o comprovante de depósito deve ser entregue na Coordenadoria.
  • Telefone útil: CAA/CED – ramal 6507.

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5. SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Pedido de Material de Expediente

  1. Os setores deverão encaminhar e-mail para , até o dia 10 de cada mês, com Ofício relacionando o material desejado e suas respectivas quantidades para o período de um mês.
  2. Após receber o pedido será analisará a disponibilidade dos itens solicitados e o setor de compras informará via e-mail quando os materiais estarão disponíveis para retirada na CAA/CSE.
  3. Salientamos que os materiais de expediente serão fornecidos de acordo com os disponíveis no almoxarifado Central da UFSC – para consultar as cotas acessar http://dcom.proad.ufsc.br/relacao-de-cotas-de-materiais/ e buscar a lista do CSE.

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Pedido de material de consumo e permanente

Recomenda-se que cada setor realize um planejamento anual com todas as necessidades, envolvendo todos/as os/as servidores/as lotados, especialmente das chefias, pois é o/a responsável pela consolidação do pedido, visando antecipar problemas e necessidades para que não sejam prejudicadas aulas e atividades.

Considerando que os materiais comprados através de processo licitatório levam alguns meses para serem entregues, deve-se organizar as solicitações pensando no tempo que os materiais demorarão a chegar, ou seja, planejar com antecedência e prevendo um prazo longo para entrega dos itens solicitados.

Calendário de Compras 2022

Tutorial de consulta ao catálogo de materiais

Documentos para instrução do Processo de Licitação:

As dúvidas e solicitações devem ser encaminhadas para o e-mail:

Observações:

  • Todos os pedidos deverão ser encaminhados via SPA.
  • Ramal: 6507
  • E-mail:

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6. SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

Orientações gerais:

 


Serviços de Solicitação de Empréstimo de Equipamento – compreende a solicitação de empréstimo de bens patrimoniais no âmbito do CSE/UFSC.

Orientações gerais:

  1. O requerente deverá comparecer presencialmente à Direção do CSE no Bloco F, informando qual o tipo de equipamento que deseja solicitar para empréstimo e fornecendo as informações necessárias para contato.
  2. Da mesma forma, no caso de devolução de bens e equipamentos, o usuário deve-se dirigir à Direção e atestar com o(a) atendente a finalização do processo.

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Serviços de Solicitação de Mobiliário – compreende a solicitação de mobiliário (ex: mesas, cadeiras, armários, etc) disponível em depósitos do CSE para equipar as dependências do Centro.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Movimentação de Patrimônio disponível no portal do CSE, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante, objeto e quantidade da solicitação e o local de destino dos mobiliários solicitados.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CSE receberá a solicitação e verificará se há disponibilidade dos móveis no depósito do CSE.
  3. Caso haja a disponibilidade, será providenciada a transferência patrimonial do bem em nome do solicitante e posterior transporte do objeto ao local indicado na solicitação.

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Solicitação de Transferência Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais por meio de transferência. A movimentação de transferência compreende a troca da carga patrimonial para novo responsável e é realizada por meio do Termo de Transferência.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Solicitação de Transferência Patrimonial.
  2. Enviar e-mail para serviço de patrimônio setorial ou preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1189 (Patrimônio – transferência). Após, no campo detalhamento, informar síntese das transferências patrimoniais solicitadas.
  3. Inserir o formulário citado no passo 1.
  4. Encaminhar para o agente patrimonial designado para o setor/área que o requerente está vinculado.
  5. O agente patrimonial designado para o setor/área analisará  a solicitação e emitirá o Termo de Transferência.
  6. O agente patrimonial emissor do termo de transferência assinará o documento no local especificado e solicitará ao novo responsável que o mesmo também assine o documento.
  7. O agente patrimonial emissor do termo de transferência encaminhará o documento assinado por ambas as partes para o e-mail do DGP  para homologação da transferência.
  8. O DGP informará ao agente patrimonial a confirmação da transferência e a solicitação será concluída.

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Solicitação de Recolhimento para fins de Baixa Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais, por meio de baixa. A movimentação de baixa compreende aquele material que ficou obsoleto e /ou que não atende mais a necessidade do local.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Recolhimento de Bens Móveis.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1190 (Patrimônio – recolhimento). Após, no campo detalhamento, informar síntese das baixas patrimoniais solicitadas.
  3. Inserir o formulário citado no passo 1.
  4. Anotar o nº SPA para acompanhamento da demanda.
  5. Encaminhar para CAA/CSE.

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Comunicado de Extravio ou Dano a Bem Público. – compreende a notificação de extravio ou dano de bens patrimoniais da UFSC.

  1. O requerente deverá contatar o agente patrimonial designado para o setor/área que está vinculado.
  2. Seguir as orientações contidas no site do DGP: http://dgp.proad.ufsc.br/extravio-ou-dano-a-bem-publico/

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Notificação de Furto – compreende a notificação de furto de bens patrimoniais da Universidade ou de bens particulares.

    1. Isolar o espaço onde ocorreu o furto e chamar a DESEG no ramal – 9442/9555.
    2. O Departamento de Segurança orientará sobre o registo de Boletim de Ocorrência, que deverá ser providenciado junto ao 5º Distrito da Delegacia da Trindade (bem particular) ou à Polícia Federal (bem público).
    3. Comunicar a Direção do CSE por meio de ofício informando a especificação do bem atingido, o número do patrimônio, data e local da ocorrência e descrição dos fatos, anexando os seguintes documentos:
      • Boletim de ocorrência registrado junto à DESEG;
      • Boletim de ocorrência registrado junto ao 5º Distrito da Delegacia ou Polícia Federal.
    4. A Coordenadoria Administrativa do CSE providenciará a abertura do Processo de Comunicado de Extravio ou Dano a Bem Público ou Sindicância, conforme o caso.

    Observações:

    • Telefone útil: DESEG – ramal 9442 ou 9555.

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7. SERVIÇOS GERAIS

Serviços gráficos – compreende a confecção de cartão de apresentação, folders, bloco de anotações, crachás para evento, pastas, convites, certificados e outros serviços da mesma natureza.

  • o solicitante deverá dirigir-se a Imprensa Universitária (atrás do Centro de Cultura e Eventos) para solicitar o orçamento, apresentando a arte ou informações a serem impressas;
  • o orçamento deverá ser entregue na Secretaria Administrativa do CSE para aprovação e encaminhamento do pedido via SPA;
  • o solicitante ficará responsável pelo acompanhamento da execução do serviço e retirada do material na Imprensa Universitária.

Observações:

  • O requerente deverá retirar o material solicitado na Imprensa.
  • O fornecimento de crachás, pastas e blocos será feito exclusivamente pela Secretaria Administrativa do CSE. Orçamentos para a confecção desses materiais não serão aceitos.
  • A autorização do serviço ficará condicionada a disponibilidade financeira do Centro.
  • Telefone útil: Imprensa Universitária – ramal 9638.

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Serviços de Sedex – compreende a expedição de Sedex via Correios.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Requisição de Sedex.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1332 (serviço – Sedex), após no campo detalhamento preencher descrição do material a ser postado, objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  3. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 1.
  4. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CSE para autorização.
  5. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  6. A CAA/CSE verificará a disponibilidade financeira, e, sendo o caso, devolverá ao remetente com autorização ou não.
  7. Após o encaminhamento digital realizado pela CAA/CSE, o solicitante deverá imprimir o formulário de Sedex e comparecer ao Serviço de Comunicação e Expedição (malote), juntamente com o material a ser postado, retirar a autorização e posteriormente entregá-la na agência dos Correios.

Observações:

  • Para preencher o formulário de pedido de envio de Sedex, o solicitante deverá ter em mãos os seguintes dados: nome completo do remetente, Siape, RG, e-mail, nome e endereço do destinatário, justificativa do envio, declaração do conteúdo e quantidade de volumes expedidos.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Carta Registrada – compreende a expedição de carta registrada via Correios.

  1. Encaminhar para a Coordenadoria Administrativa do CSE, a correspondência com envelope aberto para conferência do DPC/SCE/UFSC.
  2. O envelope deve conter bilhete grampeado indicando “Registrada”.
  3. O responsável pelo malote da CAA/CSE receberá e encaminhará a correspondência ao DPC/SCE.
  4. O DPC/SCE, receberá os documentos e expedirá ao Serviço do Correios, no dia subsequente, até às 9h00min.

Observações:

  • Não será enviada correspondência de caráter particular.
  • O material a ser enviado será analisado quanto ao peso. Se ultrapassar o limite para este tipo de serviço, o DPC/SCE decidirá pelo serviço de Sedex.
  • Livros não podem ser postados via carta registrada.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Confecção de Carimbo – compreende a confecção de carimbos, alteração da sua base (borracha), refis e tintas.

  1. As solicitações para confecção de carimbos, alteração da sua base (borracha), refis e tintas devem ser encaminhadas primeiramente à Direção do CSE para devida análise e posterior anuência.
    • A Direção do Centro irá analisar o pedido e devolver a solicitação com aprovação ou não.
    • Caso o pedido seja aprovado, o solicitante deve encaminhá-lo à CAEX/DCOM, da seguinte forma:
  2. Verificar se existe refil que possa ser reutilizado.
  3. Elaborar Modelo do Carimbo em formato PDF.
  4. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 64 (compra) e assunto 1184 (compra-confecção de carimbo), após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  5. Inserir o arquivo (modelo do carimbo) citado no passo 2.
  6. Encaminhar para CAEX/DCOM.
  7. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  8. Visando padronizar a confecção dos carimbos, segue abaixo modelo:
    Nome do Servidor
    Cargo ou Função
    SIGLA
    SIAPE ou Portaria
  9. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Caso o Setor disponha de refil de carimbos inutilizados poderá enviar, via malote, à Coordenadoria de Compras de Material de Consumo para reaproveitamento. Favor encaminhá-los ao prédio 2 da Reitoria, Sala 601 – CAEX/DCOM.
  • Caso o reaproveitamento seja para a própria solicitação feita, pedimos que os carimbos sejam encaminhados através do malote, informando na embalagem o número da solicitação ao qual se referem.
  • A confecção de carimbos depende da disponibilidade orçamentária na rubricas de Serviços-Terceiros/Pessoa Jurídica do Centro.
  • Não há prazo fixo para entrega dos carimbos. Assim, a CAEX não estima prazo de entrega.
  • Para um melhor entendimento dos procedimentos realizados, segue fluxo de cada etapa:
    1. Requerente envia a solicitação digital à Direção do CSE com o devido pedido;
    2. Aguarda retorno pelo SPA da análise dessa Direção;
    3. Caso seja aprovado, envia o pedido para CAEX/DCOM;
    4. Requerente envia a solicitação digital para CAEX/DCOM
    5. Solicitação é recebida pela CAEX;
    6. O Fornecedor resgata, uma vez por semana, as solicitações na CAEX e faz o orçamento;
    7. A CAEX recebe o orçamento, verifica os valores. Em caso positivo, é emitida Solicitação de Nota de Empenho;
    8. A Solicitação de Nota de Empenho é encaminhada ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) para registro;
    9. Ao receber o empenho registrado pelo DCF, o fornecedor confecciona os carimbos e os entrega na CAEX;
    10. A CAEX encaminha às solicitações digitais aos requerentes com o seguinte despacho: Solicitação atendida. Carimbo será encaminhado através do malote.
    11. Cada carimbo é encaminhado ao seu respectivo requerente através do malote. Este procedimento leva, em média, três semanas.
  • Caso necessário, eventuais dúvidas poderão ser sanadas através do e-mail da CAEX/DCOM:

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Solicitação de Equipamento – compreende solicitação para utilização de equipamentos sob responsabilidade da Coordenadoria Administrativa do CSE.

  1. É necessário que o usuário vá presencialmente à Direção do CSE para solicitar a utilização de determinado equipamento, assinando a planilha de empréstimos e disponibilizando as informações necessárias para contato.

Observações:

  • O termo deverá ser preenchido por um servidor lotado no CSE.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CSE – ramal 3553 ou 4568.

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Serviços de Transporte de Pessoas – compreende transporte de pessoas para atividades administrativas e acadêmicas com veículos de propriedade da UFSC. Esta atividade não abrange viagens de estudo, visita técnica ou encontros/eventos estudantis, que devem ser viabilizados junto à Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis.

  1. Verificar junto ao Setor de Transporte, ramal 9271, o cronograma de utilização de veículos e motoristas disponíveis.
  2. Após definição da data, preencher devidamente o Formulário de Requisição de Transporte e salvar em formato PDF.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, no site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 315 (veículo) e assunto 1277 (requisição de transporte). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  4. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 2.
  5. Encaminhar o SPA para o setor CSE.
  6. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • A aprovação do pedido é condicionada à disponibilidade financeira na rubrica de diária do Setor solicitante para pagamento das despesas de alimentação e hospedagem do motorista.
  • Registre no formulário de requisição de transporte o telefone celular do requerente e solicite o telefone do motorista para evitar qualquer transtorno no dia da viagem.
  • Telefone útil: Divisão de Transporte PU – ramal 9271.

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Serviço de Solicitação de Placas de Identificação – compreende todo tipo de serviço relacionado ao pedido de placas de identificação para todos os setores do CSE.

  1. Preencher devidamente a Solicitação de Placa de Identificação disponível no portal do CSE, no menu “FORMULÁRIOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante (nome completo, lotação, e-mail e telefone), justificativa do pedido, características do que será impresso na placa, tamanho da placa e local de instalação;
  2. O Setor de Comunicação do CSE receberá o pedido por e-mail e aguardará um número mínimo para efetivação dos pedidos, pois a empresa só atende a uma metragem mínima por solicitação;
  3. Após ter o pedido mínimo, o setor de comunicação encaminhará a demanda ao setor de compras para a emissão do empenho;
  4. Após receber o empenho, o Setor de Comunicação entrará em contato com a AGECOM para solicitar a produção da arte;
  5. Após receber a arte das placas, o Setor de Comunicação enviará aos requerentes para conferência.
  6. Após a conferência, o Setor de Comunicação encaminhará o pedido a empresa responsável para a confecção.
  7. O setor de comunicação acompanhará o serviço de troca e instalação de novas placas.

Observações:

  • Telefone útil: Setor de Comunicação do CSE – ramal  , e-mail
  • A Secretaria de Cultura e Arte da UFSC (SECARTE) é a responsável pelos Serviços Gráficos utilizados para a produção das placas, e mantém contrato com a empresa Ferroprint Tecnologia Ltda. O CSE utiliza deste contrato solicitando autorização para a SECARTE para a produção das placas. O número do contrato é 12/2017.

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  • Última atualização do site foi em 11 de novembro 2025 - 14:09:14